Un análisis sobre la organización de eventos en el sector público: funcionamiento, carencias y propuestas de mejora

Abstract

El trabajo analiza la organización de eventos en el sector público, enfocándose en la regulación relativa a la contratación de servicios, las carencias que existen y las oportunidades de mejora que se abren. Se busca promover una labor más profesionalizaday un entendimiento entre el sector público y las empresas de eventos, con procesos más fluidos y resultados más exitosos. Para ello, se identifican algunas deficiencias en la contratación pública y se proponen estrategias concretas para optimizar la planificación, ejecución y evaluación de estos eventos. La metodología combina el análisis de la normativa vigente, especialmente la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público, estudios de caso, como el Encuentro Internacional de Seguridad de la Información (ENISE) y mi propia experiencia como técnico de eventos en una empresa pública. Este enfoque permite identificar los retos en la organización de eventos en el sector público, incluyendo la elaboración de pliegos técnicos y la necesidad de coordinación entre los actores clave. El principal resultado destaca que la falta de formación específica y la ausencia de estandarización en los pliegos técnicos dificultan una ejecución eficiente y creativa de eventos. Además, se observa una carencia de flexibilidad en los procesos de contratación, lo que limita la capacidad de adaptación ante imprevistos o innovaciones. La conclusión principal resalta que, aunque existen normativas claras, estas no responden totalmente a las necesidades del sector. Se proponen mejoras como la creación de un comité técnico especializado, una planificación más detallada y la profesionalización de los responsables de los eventos. Estas medidas podrían transformar la calidad y el impacto de los eventos públicos, alineándolos con los estándares de la industria.

The study analyzes the organization of events in the public sector, focusing on regulations related to service procurement, existing shortcomings, and opportunities for improvement. It aims to promote a more professionalized approach between the public sector and event companies, resulting in smoother processes and more successful outcomes. To achieve this, several deficiencies in public procurement are identified, and concrete strategies are proposed to optimize the planning, execution, and evaluation of these events. The methodology combines an analysis of current regulations, particularly Law 9/2017 on Public Sector Contracts, case studies such as the International Information Security Meeting (ENISE), and my own experience as an events technician in a public company. This approach helps to identify the challenges in organizing public sector events, including the drafting of technical specifications and the need for coordination among key stakeholders. The main finding highlights that the lack of specific training and the absence of standardization in technical specifications hinder the efficient and creative execution of events. Additionally, a lack of flexibility in procurement processes limits the ability to adapt to unforeseen circumstances or innovations. The principal conclusion underscores that, while clear regulations exist, they do not fully address the sector's needs. Proposed improvements include the creation of a specialized technical committee, more detailed planning, and the professionalization of event managers. These measures could significantly enhance the quality and impact of public events, aligning them with industry standards.